Hướng dẫn set up phòng họp trực tuyến đúng chuẩn
Vì tình hình dịch bệnh vẫn còn rất căng thẳng, không chỉ ở VIệt Nam mà còn tồn tại ở rất nhiều các quốc gia khác nên hiện rất nhiều khách hàng đang quan tâm đến vấn đề set up phòng họp trực tuyến. Do đó, trong bài viết sau đây, Việt Mới Audio sẽ chia sẻ đến bạn quy trình set up dàn âm thanh phòng họp trực tuyến đúng chuẩn. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Nội Dung Bài Viết
1. Phòng họp trực tuyến gồm những thiết bị nào?
Một số thiết bị cơ bản cần thiết để setup phòng họp trực tuyến, âm thanh hội nghị online đúng chuẩn bao gồm:
- Codec
- Camera
- Micro họp trực tuyến
- Loa treo tường phòng họp, loa âm trầm hoặc loa để bàn
- Remote – Điều khiển từ xa
- Loa treo tường
- Bộ nguồn và dây cáp.
- Các thiết bị đi kèm.
2. Các bước setup dàn âm thanh cho phòng họp trực tuyến
Sau đây là hướng dẫn thực hiện các bước set up âm thanh cho phòng họp trực tuyến đúng chuẩn:
2.1 Bước 1 – Xác định số lượng các điểm kết nối
Hiện tại, tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn một trong hai mô hình là site to site (kết nối 2 điểm) và Multi Sites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Sau khi lựa chọn xong số lượng điểm kết nối, bạn hãy tiến hành thực hiện bước số 2.
2.2 Bước 2 – Xác định và tính toán chi phí lắp đặt
Bạn cần phải tính toán và đưa ra mức chi phí phù hợp nhất trong quá trình lắp đặt. Bạn nên lựa chọn những thiết bị dựa vào yếu tố như số điểm cầu kết nối của dàn âm thanh và thương hiệu sản xuất.
2.3 Bước 3 – Xác định đúng mục đích sử dụng
Để xác định đúng mục đích và nhu cầu thì bạn phải đến hai vấn đề quan trọng là số người tham dự và yêu cầu của cuộc họp. Với các cuộc họp trực tuyến trên 10 người, bạn nên đầu tư những thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, với camera có độ phân giải cao.
Hơn nữa với những tổ chức, họp hành đông đảo theo nhóm, bạn nên đầu tư nhiều camera được gắn nhiều vị trí cũng như các góc độ khác nhau. Trước đó, bạn nên thực hiện đo đạc diện tích của phòng họp và kiểm tra những tiêu chí ánh sáng, loại trần, loại tường, độ vang, bàn ghế, những đồ dùng nội thất để lựa chọn được thiết bị phù hợp nhất.
2.4 Bước 4 – Lựa chọn thiết bị
Sau khi đã thực hiện xong những bước như trên, bạn sẽ tiến hành đưa ra kế hoạch chi tiết. Trong bước này, bạn sẽ tiến hành lựa chọn những thiết bị cho phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách đã đề ra.
2.5 Bước 5 – Kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống
Sau khi đã lựa chọn và lắp đặt xong, việc kiểm tra lại những thiết bị đã mua hoạt động như thế nào là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Việc này sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro cho sau này.
3. Những lưu ý quan trọng khi setup phòng họp trực tuyến
Bạn nên lưu ý những vấn đề dưới đây để có thể có được phòng họp trực tuyến chất lượng nhất.
3.1 Nội thất trong phòng họp
Phòng họp cần phải được thiết kế đơn giản với đầy đủ những trang thiết bị như bàn ghế được thiết kế dành riêng cho phòng họp. Bạn nên lựa chọn màn hình oval hoặc hình bán nguyệt cho phòng họp để dễ dàng xoay camera, quan sát được mọi người trong phòng họp dễ dàng hơn.
3.2 Hạn chế trang trí
Trong phòng họp trực tuyến, bạn nên hạn chế trang trí nhiều đồ dùng rườm rà. Đặc biệt, bạn không nên treo những hình ảnh có khung kính. Chúng sẽ gây chói mắt cho những người cùng tham gia trong cuộc họp. Ngoài ra, hạn chế đặt cây cảnh, lọ hoa, đồ trang trí màu mè trong phòng họp vì sẽ gây mất tập trung cho tất cả mọi người.
3.3 Lựa chọn tông màu cho phòng họp
Bạn nên hạn chế sử dụng những tone màu quá rực rỡ trong phòng họp vì sẽ gây rối mắt cũng như phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Bạn cũng không nên lựa chọn màu trắng làm tone nền vì chúng sẽ ảnh hưởng xấu đến kết quả của việc hiển thị video.
Phòng họp cũng không nên sử dụng giấy dán tường có nhiều họa tiết hoa văn nhiều màu. Bạn nên ưu tiên sử dụng những tone màu nhạt và trầm như: màu ghi, nâu, xám nhạt, be,… để đảm bảo được việc hiển thị tốt nhất, giúp người dùng tập trung hơn khi tham dự cuộc họp.
3.4 Mức độ ánh sáng cho phòng họp
Để đảm bảo cho cuộc họp được hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp cần để ở mức 500 LUX. Ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX. (LUX là một đơn vị tính công suất ánh sáng, với lượng ánh sáng chiếu trên bề mặt cụ thể. 1 LUX = 1 LUMEN/m². Lưu ý, nếu tránh ánh sáng chiếu thẳng trực tiếp vào camera làm lóa mắt.
3.5 Độ cách âm của phòng họp
Bạn nên sử dụng những thiết bị cách âm chất lượng để tránh những tạp âm gây ảnh hưởng tới những người nghe. Âm thanh được rõ ràng hơn thì mọi người trong cuộc họp sẽ dễ dàng tập trung hơn và cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
3.6 Các thiết bị đường truyền
Bạn nên nhờ đến các đơn vị kỹ thuật hỗ trợ trong phần này để điều chỉnh và nâng cao được chất lượng của những thiết bị thiết bị âm thanh, đường truyền, máy chiếu,… Ngoài ra, bạn cũng cần phải lưu ý đến những yếu tố khác như sau:
- Đường truyền mạng internet là yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp, cho dừ hệ thống thiết bị có tốt và chất lượng đến đâu. Nhưng nếu đường truyền mạng của bạn không ổn định thì chất lượng của cuộc họp cũng sẽ kém đi khá nhiều.
- Đường truyền mạng cần phải đảm bảo phải đạt được ít nhất 1Mbps, nhằm có thể mang lại độ phân giải full HD. Ngoài ra, với những giải pháp cần nhiều điểm kết nối, bạn cần thêm đường truyền trung tâm phải bằng với tốc độ đường truyền của các điểm nhanh.
- Màn hình hiển thị với phòng họp trực tuyến, thì nên kết nối laptop với tivi màn hình LED hoặc màn chiếu với độ phân giải cao. Bạn có thể bổ sung thêm một số thiết bị khác như Mic, loa, bảng điện tử, cục đẩy công suất, thiết bị lưu trữ trong hệ thống âm thanh hội nghị,…
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách set up phòng họp trực tuyến để đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp. Nếu bạn đang tìm đơn vị lắp đặt dàn âm thanh cho phòng họp thì liên hệ cho đơn vị Việt Mới Audio qua 0977 38 9999 để được tư vấn và hỗ trợ.
>>>> Tìm Hiểu Thêm:
