Xem Địa chỉ showroom âm thanh của chúng tôi

Xem

Hướng dẫn setup phòng họp trực tuyến đúng chuẩn

Phòng họp trực tuyến hiện nay đang được sử dụng rất phổ biến. Vì tình hình dịch bệnh vẫn còn rất căng thẳng, không chỉ ở VIệt Nam mà còn tồn tại ở rất nhiều các quốc gia khác. Tuy nhiên, cũng không thể vì thế mà dừng mọi hoạt động kinh doanh được. Giải pháp chính là trao đổi công việc với nhau qua phòng họp trực tuyến. 

Để biết thêm chi tiết về giải pháp này, VIệt Mới Audio chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin về phòng họp trực tuyến. Cũng như hương dẫn bạn những cách để setup đúng chuẩn nhất. 

>>> Xem thêm: 

Hoàn thành dự án lắp đặt âm thanh phòng họp tại Thủ Đức

Micro phòng họp – Mang đến cho bạn âm thanh chân thực nhất

Phòng họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến là phương pháp họp qua những thiết bị máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, điện thoại. Và quan trọng là những thiết bị này phải được kết nối internet. Thiết bị đó sẽ được tải các phần mềm được ưa chuộng như Skype, Zoom Meeting, Google Meet,… Để có thể kết nối được những người dùng lại với nhau.

Phòng họp trực tuyến là gì?

Trên những phần mềm này chủ yếu sẽ cung cấp cho bạn một số những tính năng cơ bản có thể nhìn thấy video, âm thanh của những người cùng tham gia cuộc họp. Sử dụng hình thức này với phòng họp trực tuyến giúp cho các doanh nghiệp có thể tổng hợp và báo cáo kết quả, tình hình công việc hằng ngày một cách dễ dàng.

Kể cả trong thời gian dịch bệnh vẫn còn diễn ra khá phức tạp. Công việc vẫn được tiến hàng và diễn ra với những chiến lược phát triển tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Các bước để setup phòng họp trực tuyến 

Hãy cùng tham khảo các bước để có thể tiến hành việc lắp đặt một nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé! Sau khi nắm rõ được các bước này thì việc setup phòng họp trực tuyến sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 

Bước 1: Xác định số lượng các điểm kết nối

Hiện tại, Tùy vào doanh nghiệp của bạn để lựa chọn một trong hai mô hình là site to site (kết nối 2 điểm) và Multi Sites là có thể kết nối được từ 2 điểm trở lên.

Bước 2: Xác định và tính toán chi phí lắp đặt

Bạn cũng cần phải tính toán và đưa ra mức chi phí phù hợp nhất trong quá trình lắp đặt. Những thiết bị đó cũng sẽ dựa vào yếu tố như số điểm cầu kết nối của thiết bị đó. Và thương hiệu của những trang thiết bị đầu tư đó. 

Bước 3: Xác định đúng mục đích sử dụng

Để xác định đúng mục đích và nhu cầu thì bạn phải đề cập đến hai vấn đề quan trọng. Đầu tiên là số người tham dự. Mỗi cá nhân sử dụng phần mềm trên điện thoại để tham gia cuộc họp thì nên sử đầu tư những thiết bị phần cứng chuyên dụng. Với nhóm trên 10 người, đầu tư những thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, với camera có độ phân giải cao.

Để có thể quay toàn cảnh và zoom cận cảnh. Hơn nữa với những tổ chức, họp hành đông đảo theo nhóm, thì nên đầu tư nhiều camera được gắn nhiều vị trí cũng như các góc độ khác nhau. Thực hiện đo đạc diện tích của phòng họp. Kiểm tra những tiêu chí ánh sáng, loại trần, loại tường, độ vang, bàn ghế và những đồ dùng nội thất thế nào để lựa chọn được thiết bị phù hợp nhất. 

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Sau khi, đã thực hiện xong những bước như trên, thì bạn sẽ tiến hành đưa ra kế hoạch chi tiết. Lựa chọn những thiết bị cho phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách đã đề ra. 

Bước 5: Kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống

Sau khi đã lựa chọn và lắp đặt xong, việc kiểm tra lại những thiết bị đã mua hoạt động như thế nào là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Để tránh được những rủi ro cho sau này. 

Các bước để setup phòng họp trực tuyến 

Phòng họp trực tuyến gồm những thiết bị nào?

Một số thiết bị cơ bản cần thiết để setup phòng họp trực tuyến đúng chuẩn bao gồm:

✅Codec: với vai trò truyền tín hiệu đồng thời cả âm thanh và hình ảnh qua đường truyền.

✅Camera

✅Microphone

✅Remote – Điều khiển từ xa

✅Bộ nguồn và dây cáp.

✅Các thiết bị đi kèm.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải lưu ý đến những yếu tố khác như sau:

✅Đường truyền mạng internet là yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp, cho dừ hệ thống thiết bị có tốt và chất lượng đến đâu. Nhưng nếu đường truyền mạng của bạn không ổn định thì chất lượng của cuộc họp cũng sẽ kém đi khá nhiều.

Đường truyền mạng cần phải đảm bảo phải đạt được ít nhất 1Mbps, nhằm có thể mang lại độ phân giải full HD. Ngoài ra, với những giải pháp cần nhiều điểm kết nối, thì cần thêm đường truyền trung tâm phải bằng với tốc độ đường truyền của các điểm nhanh. 

Màn hình hiển thị với phòng họp trực tuyến, thì nên sử dụng màn hình tivi LED hoặc màn chiếu với độ phân giải cao. Bạn có thể bổ sung thêm một số thiết bị khác như Mic, loa, bảng điện tử, bộ khuếch đại điện tử, thiết bị lưu trữ trong hệ thống âm thanh hội nghị,…

Phòng họp trực tuyến gồm những thiết bị nào?

Những lưu ý quan trọng khi setup phòng họp trực tuyến

Bạn nên lưu ý những vấn đề dưới đây để có thể có được phòng họp trực tuyến chất lượng nhất. 

Nội thất trong phòng họp

Phòng họp cần phải được thiết kế đơn giản. Với đầy đủ những trang thiết bị như bàn ghế, được thiết kế dành riêng cho phòng họp. Lưu ý bạn nên lựa chọn bàn hình oval hoặc hình bán nguyệt cho phòng họp. Để dễ dàng xoay camera, quan sát được mọi người trong phòng họp dễ dàng hơn.

Ghế cho phòng họp, thì chúng ta nên lựa chọn loại không có tựa lưng cao, dễ gây cản trở tầm nhìn. Phòng họp trực tuyến, thì nên được bố trí theo hình chữ U. Để tất cả mọi người đều có thể tập trung vào màn hình lớn. Đảm bảo đường truyền mang lại hình ảnh tốt nhất. 

Hạn chế trang trí

Trong phòng họp trực tuyến, chúng ta nên hạn chế trang trí nhiều đồ dùng rườm rà. Phòng họp càng đơn giản thì sẽ càng hiệu quả cao. Đặc biệt không nên treo những hình ảnh có khung kính. Chúng sẽ gây chói mắt cho những người cùng tham gia trong cuộc họp. Ngoài ra, hạn chế cây cảnh, lọ hoa, đồ trang trí màu mè, sẽ gây mất tập trung cho tất cả mọi người. 

Lựa chọn tông màu cho phòng họp

Phòng họp trực tuyến thì bạn hạn chế những căn phòng có tone màu quá rực rỡ sẽ gây rối mắt cũng như phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Bạn cũng không nên lựa chọn màu trắng làm tone nền. Vì chúng sẽ ảnh hưởng xấu đến kết quả của việc hiển thị video.

Phòng họp cũng không nên sử dụng giấy dán tường có nhiều họa tiết hoa văn nhiều màu. Ưu tiên sử dụng những tone màu nhạt và trầm như: màu ghi, nâu, xám nhạt, be,… Để luôn đảm bảo được việc hiển thị tốt nhất, giúp người dùng tập trung hơn khi tham dự cuộc họp. 

Lựa chọn tông màu cho phòng họp

Mức độ ánh sáng cho phòng họp

Để đảm bảo cho cuộc họp được hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp cần để ở mức 500 LUX. Ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX. (LUX là một đơn vị tính công suất ánh sáng, với lượng ánh sáng chiếu trên bề mặt cụ thể. 1 LUX = 1 LUMEN/m². Lưu ý, nếu tránh ánh sáng chiếu thẳng trực tiếp vào camera làm lóa mắt.

Độ cách âm của phòng họp

Nên sử dụng những thiết bị cách âm chất lượng để tránh những tạp âm gây ảnh hưởng tới những người nghe. Âm thanh được rõ ràng hơn thì mọi người trong cuộc họp sẽ dễ dàng tập trung hơn, và cuộc họp cũng được hiệu quả hơn. 

Các thiết bị đường truyền

Bạn nên được các đơn vị kỹ thuật hỗ trợ trong phần này. Điều chỉnh và nâng cao được chất lượng của những thiết bị thiết bị âm thanh, đường truyền, máy chiếu,…

Trên đây là những thông tin chi tiết hướng dẫn bạn cách setup phòng họp trực tuyến. Cách setup trên của chúng tôi luôn đảm bảo cho những cuộc họp được diễn ra trôi chảy. Cho người quản lý quản lý có thể nắm bắt được tình hình 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách Setup phòng họp trực tuyến để đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp, từ đó người quản lý có thể bao quát được hiệu quả công việc kinh doanh. Đồng thời nhân viên cũng nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng nhất chỉ qua mạng internet. 

VIETMOIAUDIO – Phân Phối Âm Thanh Karaoke – Hội Trường – Hội Thảo – Sự Kiện

Showroom miền Bắc

Số 79, Đường 23, KĐT Thành Phố Giao Lưu, Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm (0977 38 9999)

Showroom miền Nam

Số 1039 Cách Mạng Tháng 8, P7, Quận Tân Bình, TP.HCM (0977 38 9999)

Hotline: 0977 38 9999

Website: https://vietmoiaudio.com

Chia sẻ này có hữu ích không?
Hữu ích
Không hữu ích
Cám ơn Bạn đã đánh giá!

Các tin liên quan

0 thoughts on “Hướng dẫn setup phòng họp trực tuyến đúng chuẩn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.